The Owner is the individual that typically oversees and is responsible for all activities within a dealership and bears ultimate responsibility for dealership performance and profitability. The Owner often serves one or more other roles within the business as well

Role Permissions

 

Customers
Tile/Function Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Lead   When selected, Leads tile in Customer and Leads is visible. ü                                          ü                                          ü                                         
  Add Lead Permission to add new lead in lead manager. ü                                          ü                                          ü                                         
  View All Leads Permission to view all Lead in Lead Manager. ü                                          ü                                          ü                                         
  Edit All Leads Permission to edit leads in Lead Manager ü                                          ü                                          ü                                         
Customer   When selected, Customer tile in Customer and Leads is visible. ü                                          ü                                          ü                                         
  Accounting Permission to access/manage accounting ü                                            ü                                         
  AR Payment   ü                                            ü                                         
  Discounts Discount is accessible. Permission to apply discount. ü                                            ü                                         
  Social Network Permission to add/edit Customer's Social Networks ü                                          ü                                          ü                                         
  Financing Access to fill out Finance application for customer ü                                          ü                                          ü                                         
  Encrypted Information Permission to add/edit Encrypted Information. ü                                            ü                                         
  Relationship Permission to add relationship betweet customer. ü                                          ü                                          ü                                         
  Working Sales Permission to access/edit working sales ü                                          ü                                          ü                                         
  Close Sales Permission to access closed sales ü                                          ü                                          ü                                         
  Garage Permission to view Customer Garage ü                                            ü                                         
  Schedule Actions Permission to search/view scheduled actions and add new actions  ü                                          ü                                          ü                                         
  Notes Permission to view/Add/Search Customer Notes ü                                          ü                                          ü                                         
  History Permission to view Customer's Sales History ü                                            ü                                         
  Merge Customer Permission to be able to merge duplicate customer record. ü                                          ü                                          ü                                         
Logbooks   Logbooks is accessible ü                                          ü                                          ü                                         
Lead Settings   Logbooks is accessible ü                                          ü                                          ü                                         
  Notifications/Assignments Permission to view/change Notifications/Assignments ü                                          ü                                          ü                                         
  Source Managements Permission to Manage Source ü                                          ü                                          ü                                         
  Lead Status Threshold Permission to view/edit threshold settings ü                                          ü                                          ü                                         
  Destination Permission to manage Lead Destination     ü                                         
  Call Tracking Permission to manage call tracking     ü                                         
  Campaigns   ü                                          ü                                          ü                                         
  Transfer Open Leads Permission to transfer open leads ü                                          ü                                          ü                                         
Calendar   Permission to access calender tile ü                                          ü                                          ü                                         
Finance Application   Permission to access Finance Application Tile ü                                          ü                                          ü                                         
Calls   Permission to access Calls tile ü                                          ü                                          ü                                         
Customer Reports   Permission to access Customer report tile ü                                          ü                                          ü                                         
  Customer List Displays full customer list report ü                                          ü                                          ü                                         
  Customer Birthdays Displays  retail customer birthday report by month ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Lead Source Displays  vehicle lead summay by lead source for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Salesperson Displays  vehicle lead summary by salesperson for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Lead Detail Displays  vehicle lead detail for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads Scheduled Actions by Salesperson Displays  scheduled action by salesperson for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Closed Leads by Salesperson Displays  closed leads summary by salesperson ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Ad Source Displays vehicle lead count by ad source for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Date Displays vehicle lead count for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Customer Duplicates Displays  list of potential duplicate customers ü                                          ü                                          ü                                         
Sales Assistant   Permissionto access Sales Assistant tile ü                                          ü                                          ü                                         
Lead by Source (Chart)   Displays  lead by source (Chart) Tile ü                                          ü                                          ü                                         

 

Major Units
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Sales Person   Permission to view Sales person ü                                            ü                                         
Show Cost
  Permission to view cost ü                                          ü                                          ü                                         
Sales   Permission to access Sales tile ü                                            ü                                         
  Re-complete Invoice   ü                                            ü                                         
  Uncomplete Invoice   ü                                            ü                                         
Inventory List   Permission to acess inventory list ü                                            ü                                         
Ordering   Permission to access Ordering. ü                                            ü                                         
Receiving Without PO   Permission to receive inventory without PO ü                                            ü                                         
Receiving With PO   Permission to receive inventory with PO ü                                            ü                                         
Transfer Into Inventory   Can transfer MU into inventory ü                                            ü                                         
Transfer Out of Inventory   Can transfer MU out of inventory ü                                            ü                                         
Incentives   Permission to add/search/view incentives. ü                                            ü                                         
Packaging   Permission to access Pakaging tile ü                                            ü                                         
Model List/Information   Can access Model list under Model management ü                                            ü                                         
  Model Type
Displays Model type based on manufacturer ü                                            ü                                         
  Body Type Displays list of body type ü                                            ü                                         
Major Unit Reports   Permission to access major unit reports ü                                            ü                                         
  Major Unit Inventory Count Displays count by manufacturer of all in stock & on hold new & used major inventory  ü                                            ü                                         
  Major Unit Inventory w/o Cost Displays In stock and on hold major units without cost ü                                            ü                                         
  Major Unit Inventory w/Cost Displays In stock and on hold major units including cost ü                                            ü                                         
  Major Unit Inventory Historic Valuation Displays major unit inventory valuation for a specific date based on unit received and sales date. Does not include traded inventory. ü                                            ü                                         
  Major Unit Active Quotes and Deals Displays summary of active quotes and deals ü                                            ü                                         
  Major Unit Sales Displays major unit sales detail report ü                                            ü                                         
  Major Unit F&I Sales Displays MU F&I sales for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Extended Warranty Sales Displays  major unit extended warranty sales for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Sales Incentives Displays  major unit sales incentives for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Fees Displays  major unit fees collected for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Sales Commissions Displays  major unit sales commission for a date range ü                                            ü                                         
  My Major Unit Sales History Salesperson can view major unit he/she has sold for a time range ü                                            ü                                         
  Major Unit Trade-In Allowance Displays  major unit trade-in allowance report ü                                            ü                                         
  Major Unit Transfer History Displays  major unit transfer history ü                                            ü                                         
Inventory Chart (chart)   Permission to access Inventory  ü                                            ü 


Parts and Accessories
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Salesperson   Permission to view Sales person ü                                            ü                                         
Sales   Permission to access Sales tile  ü                                            ü                                         
  Re-complete Invoice   ü                                            ü                                         
  Uncomplete Invoice   ü                                            ü                                         
Inventory List   Permission to access inventory list tile ü                                            ü                                         
  New/Edit Parts Permission to add new parts to Inventory and edit existing part ü                                            ü                                         
Parts Ordering   Parts ordering is accessible. ü                                            ü                                         
Parts Receiving   Parts receiving is accessible ü                                            ü                                         
Vendor Return   Vendor return tile is accessible.Permission to add/edit/view vendor return ü                                            ü                                         
Parts Label Printing   Permission to print parts label ü                                            ü                                         
Parts Price File   Permission to view Parts price file ü                                            ü                                         
Import PSN Orders   Permission to import PNS Orders ü                                            ü                                         
Brand Management   Brand management is accssible ü                                            ü                                         
  New Brand Permission to add new brand ü                                            ü                                         
Catalog Management   Catalog management is accessible ü                                            ü                                         
  New Catalog Permission to add new catalog ü                                            ü                                         
Catagory Management   Category management is accessible ü                                            ü                                         
  New Category Permission to add new category ü                                            ü                                         
Vendor Discount   Permission to view vendor discount ü                                            ü                                         
Physical Inventory   Permission to view physical inventory ü                                            ü                                         
Seasonal Ordering   Permission to access seasonal ordering ü                                            ü                                         
Escalators   Escalators in pricing is accessible ü                                            ü                                         
  New Escalator Permission to add new escalator ü                                            ü                                         
Pricing Rules   Pricing Rules is accessible ü                                            ü                                         
  New Pricing Rule Permission to add new pricing rule ü                                            ü                                         
Rounders   Rounders is accessible ü                                            ü                                         
  New Rounder Permission to add new rounders ü                                            ü                                         
Parts Reports   Permission to access parts report ü                                            ü                                         
  Parts Inventory Current Valuation by Part Number Displays  current parts inventory valuation by part number ü                                            ü                                         
  Parts Inventory Current Valuation by Vendor Displays  current parts inventory valuation summary by vendor where quantity on hand >=1  ü                                            ü                                         
  Parts Inventory Current Valuation by Category Displays  parts inventory valaution summary by part category where quantity on hand >=1 with drill down ü                                            ü                                         
  Parts Inventory Historic Valuation Displays  parts inventory valuation by part number for a specific date ü                                            ü                                         
   Parts Inventory Gross Profit per Vendor Displays  parts inventory with gross profit dollars & percentage (based of current cost/retail) with pie chart ü                                            ü                                         
  Parts Inventory by Bin Location Range Displays  parts inventory by bin location range ü                                            ü                                         
  Parts Inventory by Age Range Displays  parts inventory by age range based on last received date ü                                            ü                                         
   Parts Inventory Adjustment History Displays  parts inventory adjustment history by part number and process type for a date range ü                                            ü                                         
  Parts Inventory Negative Qty On Hand Displays  parts where the quantity on hand is < 0 ü                                            ü                                         
  Parts Inventory Min-Max ReOrder Displays parts inventory with a min-max reorder set ü                                            ü                                         
  Parts Sales Displays part sales detail for a date range ü                                            ü                                         
  Parts Sales Monthly Summary Displays part sale totals per month for the selected date range, includes counts and averages ü                                            ü                                         
  Parts Sales Year to Date Displays part sales year to date by part number for a vendor and or catalog ü                                            ü                                         
  Parts Sales by Part Number Displays part sales history by month for selected part numbers ü                                            ü                                         
  Parts Sales Misc Parts Displays  misc parts sales for a date range ü                                            ü                                         
  Parts Sales by Salesperson Diaplays part sales summary by slaesperson for a date range with drill down ü                                            ü                                         
  Parts Sales by Vendor Displays part sales history by part number and vendor for a date range. Pending special orders are not included. ü                                            ü                                         
  Parts Sales Top 100 Displays the top 100 parts sold based on quantity for the selected date range ü                                            ü                                         
  My Part Sales User can view parts they have sold for a date range ü                                            ü                                         
  My Outstanding Special Orders Salesperson can view his/her outstanding special order invoices. This includes the parts received but not yet picked up. ü                                            ü                                         
  Back Order Parts Displays parts that are currently on back order ü                                            ü                                         
  Open Special Orders Can open special orders, filter by Item received, department or Vendor ü                                            ü                                         
  Part Receiving Log Displays  parts that have been received by vendor over a date range with drill down ü                                            ü                                         
  Part Vendor Returns Displays  parts returned by vendor and the date ü                                            ü                                         
Parts Inventory Charts   Parts Inventory chart is accessible ü                                            ü 


Service
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Salesperson   Permission to view Sales person ü                                            ü                                         
Service Technician   Permission to view Service Technician ü                                             
Service Sales   Permission to access Service Sales tile ü                                            ü                                         
  New Work Estimates Permission to add new work estimates ü                                            ü                                         
  Re- complete Invoice   ü                                            ü                                         
  Uncomplete Invoice   ü                                            ü                                         
  Standard Job Template Standard job template is accessible ü                                            ü                                         
Technician Rate   Technician Rate tile is accessible ü                                            ü                                         
Service Rate   Service Rate tile is accessible ü                                            ü                                         
Service Reports   Permission to access service Reports tile ü                                            ü                                         
  Work Estimates Displays work estimates that have not yet been converted to ROs. Report includes customer, prices and profit percent ü                                            ü                                         
  Active Repair Order Summary Displays summary list of active ROs RO and job. Includes customer and unit ü                                            ü                                         
  Active Repair Orders Displays detailed list of active ROs by RO and job. Includes customer, unit, prices and profit ü                                            ü                                         
  Completed Repair Orders Displays completed ROs sold to customers and internal stock numbers ü                                            ü                                         
  Completed Repair Order Fee Displays summary of fees associated with completed ROs by fee for a date range with drill down ü                                            ü                                         
  Repair Orders Waiting for Parts Displays ROs that are waiting on special order parts with drill down ü                                            ü                                         
  Repair Order Parts Displays parts that have been sold to open ROs ü                                            ü                                         
  Technician Hours Displays labor hours technicians worked on jobs based on the date the work was done ü                                            ü                                         
  Technician Productivity Displays actual vs allocated labor hours for completed jobs by RO update date ü                                            ü                                         

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Marketing Communications
                                            Tile/Function
                                        
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Social Marketing   Social Marketing is accessible ü                                         ü                                         ü                                        
Newsletters   Newsletter tile is accessible ü                                         ü                                         ü                                        
Events   Events tile is accessible ü                                         ü                                         ü                                        
Listing Inventory   Listing Inventory tile is accessible ü                                         ü                                         ü                                        
  Data Distribution Data Distribution (Listing Inventory Left Menus) ü                                         ü                                          
Marketing Reports   Permission to access Marketing Report tile ü                                         ü                                         ü                                        
  Listing Inventory Displays complete list of listing inventory ü                                         ü                                         ü


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                
Website
                                            Tile/Function
                                        
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Edit Website   Permission to Edit Website. If selected Edit Website tile is visible. ü                                            
Dealership WebSite   Permission to access Dealership Website from DX1. ü                                         ü                                          
OEM Promotions   Permission to view and add/edit OEM Promotion in DX1. ü                                         ü                                          
Manage Fiche   Permission to manage Fiche. Manage Fiche tile is visible. ü                                         ü                                          
Site Statistics   Site Statistics tile is visible ü                                         ü                                          
Banner Builder   Banner Builder is accessible. Permission to create banner to display in website. ü                                         ü                                          
Website Charts   Website charts are accessible ü                                         ü                                          
Accounting
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Vendor   Vendor tile is accessible ü   ü
Time Clock   Time clock tile is accessible ü   ü
Cashier Management   Cashier management tile is accessible ü   ü
Flooring   Flooring tile is accessible ü   ü
Commission Type   Commission type tile is accessible ü   ü
Open/Close Cashier   Open/Close Cashier tile is accssible ü   ü
  Open Cashier Station Permission to Open cashier station ü   ü
Accounting Reports   Permission to access accounting reports ü   ü
  Revenue Summary Displays taxable and non taxable revenue by department & category for a date range ü   ü
  Revenue Detail Displays taxable and non taxable revenue by invoice line item for a date range ü   ü
  Sales Tax Liability by Category Displays slaes tax collected by category for a date range ü   ü
  Sales Tax Liability by Tax Rate Displays sales tax collected by tax rate for a date range. Does not include completed parts invoices on open service or major unit invoices. ü   ü
  Sales Tax Liability by County Displays sales tax collected by county for a date range ü   ü
  Accounting Journal Entries Displays posted and unposted journal entries for a date range ü   ü
  Accounting AR & AP Entries displays posted and unposted AR & AP entries for a date range ü   ü
  Cashier Reconciliation by MOP Displays end of the day cashier reconciliation report with drill down ü   ü
  Cashier Reconciliation Detail Displays cashier reconciliation report detail view ü   ü
  Cashier Reconciliation by Invoice Displays cashier reconciliation grouped by invoice ü   ü
  Cashier Reconciliation by Department Displays cashier reconciliation grouped by department with drill down ü   ü
  Time Clock Displays time clock report based on date range and employee ü   ü
  Time Clock Detail Displays time clock report with clock in and out level detail for a date range and employee ü   ü
  Customers Displays list of all customers, also includes which ones are AR and or tax exempt customers ü   ü
  Customers Discounts Displays list of customers that have a discount set up, also includes which ones are AR and or tax exempt customer ü   ü
  Customers Deposits Displays list of pending special order or sale in progress invoices with money taken ü   ü
  Customer Sales History Displays customer sales history for parts, service and major units for a specific customer for a date range ü   ü
  Customer Total Spend YTD Displays total spend by customer YTD for selected MOPs ü   ü
  Vendors Displays list of all vendors ü   ü
  Accounts Display list of all QBs accounts ü   ü
  Parts Invoices with Tax & Reseller Information Displays parts invoices with tax and reseller information ü   ü
EZPay   EZPay tile is accessible ü   ü
QuickBooks Accounting Sync/Posting     ü   ü

 

Custom Report Model
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Major Unit Sales Model     ü   ü
Major Unit Inventory Model     ü   ü
Parts Inventory Model     ü   ü
Parts Sales Model     ü   ü
Service Sales Model     ü   ü
Service Technician Model     ü   ü
Revenue Detail Model     ü    
Accounting Entries Model     ü   ü
Customer List Model     ü ü ü
Lead List Model     ü ü ü
Listing Inventory Model     ü ü ü

 

Settings/Administrative Menu
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Local Settings   Permission to manage/add printer ü   ü
Dealership Settings   Permission to view/edit Dealership settings ü ü ü
  Major Unit Settings Permission to view/edit Major Unit Settings ü ü ü
  F&I Products Permission to add/edit F&I Products ü   ü
  Parts Settings Permission to view/edit parts settings ü   ü
  Manufacturer Vendors Permission to view Manufacturer Vendors ü ü ü
  Parts Suppliers Permission to view Parts Suppliers ü   ü
  Service Setting Permission to view/edit Service Settings ü   ü
  Accounting Setting Permission to view/edit Accounting Settings ü  
ü
  General Permission to view/edit General accounting settings ü   ü
  Major Unit  Permission to view/edit Accouning Settings in regards to Parts ü   ü
  Part Permission to view/edit Accouning Settings in regards to Parts ü   ü
  Service Permission to view/edit accounting settings in regards to Service ü   ü
  Accounting Mapping Permission to access/edit accounting Mapping ü   ü
  Time Clock Permissions to access Time Clock ü   ü
  Method Of Payment Permission to view/set payment options accepted in the Dealership ü   ü
  Auto Print Settings Permission to view /edit auto print settings ü   ü
  Credit Card Setup Permission to access and setup Credit card ü   ü
  Co-Op Funding Permission to access Co-Op Funding ü ü  
  Email Template Permission to view/edit Email Template Settings ü ü ü
  Email Domain Manage Email Accounts ü ü ü
My Account   Displays Users own account information ü ü ü
Users   Displays all users information and permissions ü ü ü
KickFire   Site Statistics ü ü  
Taxes and Fees   Display Taxes and Fees applied ü   ü
Marketing   Permission to search existing marketing destinations and add new destinations ü ü ü
Network Access Setting   Permission to enable/disable Network Access Settings ü ü ü
Install DX1 Microfiche Interface   Permission to install DX1 Microfiche Interface ü   ü
Install DX1 QuickBooks Integration   Permission to install DX1 QuickBooks Integration ü   ü