The Accountant manages financial aspects of the dealership. This individual reviews all daily sales activity for all departments, ensuring proper accounting and reconciliation of sales transactions for the day. The Accountant must research any discrepancies, prepare and archive receipts and reports for tax and accounting purposes, and provide general health and profitability reports to the Owner and General Manager as necessary.

Role Permissions

Customers
Tile/Function Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Lead   When selected, Leads tile in Customer and Leads is visible. ü                                          ü                                          ü                                         
  Add Lead Permission to add new lead in lead manager. ü                                          ü                                          ü                                         
  View All Leads Permission to view all Lead in Lead Manager.      
  Edit All Leads Permission to edit leads in Lead Manager      
Customer   When selected, Customer tile in Customer and Leads is visible. ü                                          ü                                          ü                                         
  Accounting Permission to access/manage accounting ü                                            ü                                         
  AR Payment   ü                                            ü                                         
  Discounts Discount is accessible. Permission to apply discount.      
  Social Network Permission to add/edit Customer's Social Networks ü                                          ü                                          ü                                         
  Financing Access to fill out Finance application for customer ü                                          ü                                          ü                                         
  Encrypted Information Permission to add/edit Encrypted Information.      
  Relationship Permission to add relationship betweet customer. ü                                          ü                                          ü                                         
  Working Sales Permission to access/edit working sales ü                                          ü                                          ü                                         
  Close Sales Permission to access closed sales ü                                          ü                                          ü                                         
  Garage Permission to view Customer Garage ü                                            ü                                         
  Schedule Actions Permission to search/view scheduled actions and add new actions  ü                                          ü                                          ü                                         
  Notes Permission to view/Add/Search Customer Notes ü                                          ü                                          ü                                         
  History Permission to view Customer's Sales History ü                                            ü                                         
  Merge Customer Permission to be able to merge duplicate customer record.      
Logbooks   Logbooks is accessible      
Lead Settings   Logbooks is accessible      
  Notifications/Assignments Permission to view/change Notifications/Assignments      
  Source Managements Permission to Manage Source      
  Lead Status Threshold Permission to view/edit threshold settings      
  Destination Permission to manage Lead Destination      
  Call Tracking Permission to manage call tracking      
  Campaigns        
  Transfer Open Leads Permission to transfer open leads      
Calendar   Permission to access calender tile      
Finance Application   Permission to access Finance Application Tile ü                                          ü                                          ü                                         
Calls   Permission to access Calls tile      
Customer Reports   Permission to access Customer report tile ü                                          ü                                          ü                                         
  Customer List Displays full customer list report ü                                          ü                                          ü                                         
  Customer Birthdays Displays  retail customer birthday report by month ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Lead Source Displays  vehicle lead summay by lead source for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Salesperson Displays  vehicle lead summary by salesperson for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Lead Detail Displays  vehicle lead detail for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads Scheduled Actions by Salesperson Displays  scheduled action by salesperson for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Closed Leads by Salesperson Displays  closed leads summary by salesperson ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Ad Source Displays vehicle lead count by ad source for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Vehicle Leads by Date Displays vehicle lead count for a date range ü                                          ü                                          ü                                         
  Customer Duplicates Displays  list of potential duplicate customers ü                                          ü                                          ü                                         
Sales Assistant   Permission to access Sales Assistant tile      
Lead by Source (Chart)   Displays  lead by source (Chart) Tile      

 

Major Units
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Sales Person   Permission to view Sales person      
Show Cost
  Permission to view cost ü                                          ü                                          ü                                         
Sales   Permission to access Sales tile ü                                            ü                                         
  Re-complete Invoice   ü                                            ü                                         
  Uncomplete Invoice   ü                                            ü                                         
Inventory List   Permission to acess inventory list ü                                            ü                                         
Ordering   Permission to access Ordering. ü                                            ü                                         
Receiving Without PO   Permission to receive inventory without PO ü                                            ü                                         
Receiving With PO   Permission to receive inventory with PO ü                                            ü                                         
Transfer Into Inventory   Can transfer MU into inventory ü                                            ü                                         
Transfer Out of Inventory   Can transfer MU out of inventory ü                                            ü                                         
Incentives   Permission to add/search/view incentives.      
Packaging   Permission to access Pakaging tile      
Model List/Information   Can access Model list under Model management ü                                            ü                                         
  Model Type
Displays Model type based on manufacturer ü                                            ü                                         
  Body Type Displays list of body type ü                                            ü                                         
Major Unit Reports   Permission to access major unit reports ü                                             
  Major Unit Inventory Count Displays count by manufacturer of all in stock & on hold new & used major inventory  ü                                            ü                                         
  Major Unit Inventory w/o Cost Displays In stock and on hold major units without cost ü                                            ü                                         
  Major Unit Inventory w/Cost Displays In stock and on hold major units including cost ü                                            ü                                         
  Major Unit Inventory Historic Valuation Displays major unit inventory valuation for a specific date based on unit received and sales date. Does not include traded inventory. ü                                            ü                                         
  Major Unit Active Quotes and Deals Displays summary of active quotes and deals ü                                            ü                                         
  Major Unit Sales Displays major unit sales detail report ü                                            ü                                         
  Major Unit F&I Sales Displays MU F&I sales for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Extended Warranty Sales Displays  major unit extended warranty sales for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Sales Incentives Displays  major unit sales incentives for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Fees Displays  major unit fees collected for a date range ü                                            ü                                         
  Major Unit Sales Commissions Displays  major unit sales commission for a date range ü                                            ü                                         
  My Major Unit Sales History Salesperson can view major unit he/she has sold for a time range ü                                            ü                                         
  Major Unit Trade-In Allowance Displays  major unit trade-in allowance report ü                                            ü                                         
  Major Unit Transfer History Displays  major unit transfer history ü                                            ü                                         
Inventory Chart (chart)   Permission to access Inventory       

 

Parts and Accessories
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Salesperson   Permission to view Sales person      
Sales   Permission to access Sales tile  ü                                            ü                                         
  Re-complete Invoice   ü                                            ü                                         
  Uncomplete Invoice   ü                                            ü                                         
Inventory List   Permission to access inventory list tile ü                                            ü                                         
  New/Edit Parts Permission to add new parts to Inventory and edit existing part ü                                            ü                                         
Parts Ordering   Parts ordering is accessible. ü                                            ü                                         
Parts Receiving   Parts receiving is accessible ü                                            ü                                         
Vendor Return   Vendor return tile is accessible.Permission to add/edit/view vendor return ü                                            ü                                         
Parts Label Printing   Permission to print parts label      
Parts Price File   Permission to view Parts price file      
Import PSN Orders   Permission to import PNS Orders      
Brand Management   Brand management is accssible ü                                            ü                                         
  New Brand Permission to add new brand ü                                            ü                                         
Catalog Management   Catalog management is accessible ü                                            ü                                         
  New Catalog Permission to add new catalog ü                                            ü                                         
Catagory Management   Category management is accessible ü                                            ü                                         
  New Category Permission to add new category ü                                            ü                                         
Vendor Discount   Permission to view vendor discount ü                                            ü                                         
Physical Inventory   Permission to view physical inventory      
Seasonal Ordering   Permission to access seasonal ordering ü                                            ü                                         
Escalators   Escalators in pricing is accessible ü                                            ü                                         
  New Escalator Permission to add new escalator ü                                            ü                                         
Pricing Rules   Pricing Rules is accessible ü                                            ü                                         
  New Pricing Rule Permission to add new pricing rule ü                                            ü                                         
Rounders   Rounders is accessible ü                                            ü                                         
  New Rounder Permission to add new rounders ü                                            ü                                         
Parts Reports   Permission to access parts report ü                                            ü                                         
  Parts Inventory Current Valuation by Part Number Displays  current parts inventory valuation by part number      
  Parts Inventory Current Valuation by Vendor Displays  current parts inventory valuation summary by vendor where quantity on hand >=1       
  Parts Inventory Current Valuation by Category Displays  parts inventory valaution summary by part category where quantity on hand >=1 with drill down      
  Parts Inventory Historic Valuation Displays  parts inventory valuation by part number for a specific date      
   Parts Inventory Gross Profit per Vendor Displays  parts inventory with gross profit dollars & percentage (based of current cost/retail) with pie chart      
  Parts Inventory by Bin Location Range Displays  parts inventory by bin location range      
  Parts Inventory by Age Range Displays  parts inventory by age range based on last received date      
   Parts Inventory Adjustment History Displays  parts inventory adjustment history by part number and process type for a date range      
  Parts Inventory Negative Qty On Hand Displays  parts where the quantity on hand is < 0      
  Parts Inventory Min-Max ReOrder Displays parts inventory with a min-max reorder set      
  Parts Sales Displays part sales detail for a date range      
  Parts Sales Monthly Summary Displays part sale totals per month for the selected date range, includes counts and averages      
  Parts Sales Year to Date Displays part sales year to date by part number for a vendor and or catalog      
  Parts Sales by Part Number Displays part sales history by month for selected part numbers      
  Parts Sales Misc Parts Displays  misc parts sales for a date range      
  Parts Sales by Salesperson Diaplays part sales summary by slaesperson for a date range with drill down      
  Parts Sales by Vendor Displays part sales history by part number and vendor for a date range. Pending special orders are not included.      
  Parts Sales Top 100 Displays the top 100 parts sold based on quantity for the selected date range      
  My Part Sales User can view parts they have sold for a date range ü                                            ü                                         
  My Outstanding Special Orders Salesperson can view his/her outstanding special order invoices. This includes the parts received but not yet picked up. ü                                            ü                                         
  Back Order Parts Displays parts that are currently on back order      
  Open Special Orders Can open special orders, filter by Item received, department or Vendor      
  Part Receiving Log Displays  parts that have been received by vendor over a date range with drill down      
  Part Vendor Returns Displays  parts returned by vendor and the date      
Parts Inventory Charts   Parts Inventory chart is accessible      

 

Service
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Salesperson   Permission to view Sales person      
Service Technician   Permission to view Service Technician      
Service Sales   Permission to access Service Sales tile ü                                            ü                                         
  New Work Estimates Permission to add new work estimates ü                                            ü                                         
  Re- complete Invoice   ü                                            ü                                         
  Uncomplete Invoice   ü                                            ü                                         
  Standard Job Template Standard job template is accessible ü                                            ü                                         
Technician Rate   Technician Rate tile is accessible ü                                            ü                                         
Service Rate   Service Rate tile is accessible ü                                            ü                                         
Service Reports   Permission to access service Reports tile ü                                            ü                                         
  Work Estimates Displays work estimates that have not yet been converted to ROs. Report includes customer, prices and profit percent ü                                            ü                                         
  Active Repair Order Summary Displays summary list of active ROs RO and job. Includes customer and unit ü                                            ü                                         
  Active Repair Orders Displays detailed list of active ROs by RO and job. Includes customer, unit, prices and profit ü                                            ü                                         
  Completed Repair Orders Displays completed ROs sold to customers and internal stock numbers ü                                            ü                                         
  Completed Repair Order Fee Displays summary of fees associated with completed ROs by fee for a date range with drill down ü                                            ü                                         
  Repair Orders Waiting for Parts Displays ROs that are waiting on special order parts with drill down ü                                            ü                                         
  Repair Order Parts Displays parts that have been sold to open ROs ü                                            ü                                         
  Technician Hours Displays labor hours technicians worked on jobs based on the date the work was done ü                                            ü                                         
  Technician Productivity Displays actual vs allocated labor hours for completed jobs by RO update date ü                                            ü                                         

 

Marketing Communications
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Social Marketing   Social Marketing is accessible      
Newsletters   Newsletter tile is accessible      
Events   Events tile is accessible      
Listing Inventory   Listing Inventory tile is accessible      
  Data Distribution Data Distribution (Listing Inventory Left Menus)      
Marketing Reports   Permission to access Marketing Report tile      
  Listing Inventory Displays complete list of listing inventory      

 

Website
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Edit Website   Permission to Edit Website. If selected Edit Website tile is visible.      
Dealership WebSite   Permission to access Dealership Website from DX1. ü                                          ü                                           
OEM Promotions   Permission to view and add/edit OEM Promotion in DX1.      
Manage Fiche   Permission to manage Fiche. Manage Fiche tile is visible.      
Site Statistics   Site Statistics tile is visible      
Banner Builder   Banner Builder is accessible. Permission to create banner to display in website.      
Website Charts   Website charts are accessible      

 

Accounting
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Vendor   Vendor tile is accessible ü                                            ü                                         
Time Clock   Time clock tile is accessible ü                                            ü                                         
Cashier Management   Cashier management tile is accessible ü                                            ü                                         
Flooring   Flooring tile is accessible ü                                            ü                                         
Commission Type   Commission type tile is accessible ü                                            ü                                         
Open/Close Cashier   Open/Close Cashier tile is accssible ü                                            ü                                         
  Open Cashier Station Permission to Open cashier station      
Accounting Reports   Permission to access accounting reports ü                                            ü                                         
  Revenue Summary Displays taxable and non taxable revenue by department & category for a date range ü                                            ü                                         
  Revenue Detail Displays taxable and non taxable revenue by invoice line item for a date range ü                                            ü                                         
  Sales Tax Liability by Category Displays slaes tax collected by category for a date range ü                                            ü                                         
  Sales Tax Liability by Tax Rate Displays sales tax collected by tax rate for a date range. Does not include completed parts invoices on open service or major unit invoices. ü                                            ü                                         
  Sales Tax Liability by County Displays sales tax collected by county for a date range ü                                            ü                                         
  Accounting Journal Entries Displays posted and unposted journal entries for a date range ü                                            ü                                         
  Accounting AR & AP Entries displays posted and unposted AR & AP entries for a date range ü                                            ü                                         
  Cashier Reconciliation by MOP Displays end of the day cashier reconciliation report with drill down ü                                            ü                                         
  Cashier Reconciliation Detail Displays cashier reconciliation report detail view ü                                            ü                                         
  Cashier Reconciliation by Invoice Displays cashier reconciliation grouped by invoice ü                                            ü                                         
  Cashier Reconciliation by Department Displays cashier reconciliation grouped by department with drill down ü                                            ü                                         
  Time Clock Displays time clock report based on date range and employee ü                                            ü                                         
  Time Clock Detail Displays time clock report with clock in and out level detail for a date range and employee ü                                            ü                                         
  Customers Displays list of all customers, also includes which ones are AR and or tax exempt customers ü                                            ü                                         
  Customers Discounts Displays list of customers that have a discount set up, also includes which ones are AR and or tax exempt customer ü                                            ü                                         
  Customers Deposits Displays list of pending special order or sale in progress invoices with money taken ü                                            ü                                         
  Customer Sales History Displays customer sales history for parts, service and major units for a specific customer for a date range ü                                            ü                                         
  Customer Total Spend YTD Displays total spend by customer YTD for selected MOPs ü                                            ü                                         
  Vendors Displays list of all vendors ü                                            ü                                         
  Accounts Display list of all QBs accounts ü                                            ü                                         
  Parts Invoices with Tax & Reseller Information Displays parts invoices with tax and reseller information ü                                            ü                                         
EZPay   EZPay tile is accessible ü                                            ü                                         
QuickBooks Accounting Sync/Posting     ü                                            ü                                         

 

Custom Report Model
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Major Unit Sales Model     ü                                            ü                                         
Major Unit Inventory Model     ü                                            ü                                         
Parts Inventory Model     ü                                            ü                                         
Parts Sales Model     ü                                            ü                                         
Service Sales Model     ü                                            ü                                         
Service Technician Model     ü                                            ü                                         
Revenue Detail Model     ü                                             
Accounting Entries Model     ü                                            ü                                         
Customer List Model     ü                                          ü                                          ü                                         
Lead List Model     ü                                          ü                                          ü                                         
Listing Inventory Model          

 

Settings/Administrative Menu
Tile/Function
Left Hand Navigation/Option Description Default Permission (End to End) Default Permission (Marketing) Default Permission (Operations)
Local Settings   Permission to manage/add printer ü                                            ü                                         
Dealership Settings   Permission to view/edit Dealership settings ü                                          ü                                          ü                                         
  Major Unit Settings Permission to view/edit Major Unit Settings ü                                          ü                                          ü                                         
  F&I Products Permission to add/edit F&I Products ü                                            ü                                         
  Parts Settings Permission to view/edit parts settings ü                                            ü                                         
  Manufacturer Vendors Permission to view Manufacturer Vendors ü                                          ü                                          ü                                         
  Parts Suppliers Permission to view Parts Suppliers ü                                            ü                                         
  Service Setting Permission to view/edit Service Settings ü                                            ü                                         
  Accounting Setting Permission to view/edit Accounting Settings ü                                           
ü                                         
  General Permission to view/edit General accounting settings ü                                            ü                                         
  Major Unit  Permission to view/edit Accouning Settings in regards to Parts ü                                            ü                                         
  Part Permission to view/edit Accouning Settings in regards to Parts ü                                            ü                                         
  Service Permission to view/edit accounting settings in regards to Service ü                                            ü                                         
  Accounting Mapping Permission to access/edit accounting Mapping ü                                            ü                                         
  Time Clock Permissions to access Time Clock ü                                            ü                                         
  Method Of Payment Permission to view/set payment options accepted in the Dealership ü                                            ü                                         
  Auto Print Settings Permission to view /edit auto print settings ü                                            ü                                         
  Credit Card Setup Permission to access and setup Credit card ü                                            ü                                         
  Co-Op Funding Permission to access Co-Op Funding      
  Email Template Permission to view/edit Email Template Settings      
  Email Domain Manage Email Accounts      
My Account   Displays Users own account information ü                                          ü                                          ü                                         
Users   Displays all users information and permissions      
KickFire   Site Statistics      
Taxes and Fees   Display Taxes and Fees applied ü                                            ü                                         
Marketing   Permission to search existing marketing destinations and add new destinations      
Network Access Setting   Permission to enable/disable Network Access Settings      
Install DX1 Microfiche Interface   Permission to install DX1 Microfiche Interface      
Install DX1 QuickBooks Integration   Permission to install DX1 QuickBooks Integration